Online-Reservationen

Was das Modul ermöglicht

Das Reservationsmodul verwandelt jede Infrastruktur des Vereins (Platz, Saal, Court, Kantine, Material …) in online buchbare Zeiträume. Eine besuchende Person wählt einen Typ, ein Datum und einen freien Zeitraum, füllt ein kurzes Formular aus und erhält ihre Bestätigung. Sie behalten die Kontrolle über Zeiten, Fristen und Bestätigung.

Das Modul steht im Pro-Abo zur Verfügung. Für eine Reservation ist kein Mitgliederkonto nötig: Die Reservation steht jeder besuchenden Person offen (mit Spam-Schutz). Ist die Person angemeldet, werden ihre Kontaktdaten vorausgefüllt.

Einen Reservationstyp erstellen

Ein Typ beschreibt, was reserviert wird («Kunstrasen», «Sitzungszimmer», «Materialausleihe» …). Im Reiter Typen der Seite Reservationen legt jeder Typ fest:

• einen Namen, eine Beschreibung und ein Bild;
• eine Dauer des Zeitraums (in Minuten);
• eine wöchentliche Verfügbarkeit: die offenen Zeitfenster für jeden Wochentag (zum Beispiel Montag 18:00–22:00);
• Ausnahmen: punktuelle Schliessung an einem bestimmten Tag oder Sonderzeiten;
• eine Mindestvorlaufzeit vor der Reservation und einen maximalen Horizont (bis wann im Voraus reserviert werden kann);
• die automatische oder manuelle Bestätigung.

Die dem Publikum angebotenen Zeiträume werden automatisch in Abschnitte der gewählten Dauer aufgeteilt, innerhalb Ihrer Zeitfenster, wobei Ausnahmen und bereits vergebene Zeiträume entfernt werden.

Automatische oder manuelle Bestätigung

Wählen Sie für jeden Typ den Modus:

• Automatisch — der Zeitraum wird sofort bestätigt. Ideal für eine Materialausleihe oder einen Platz zur Selbstbedienung.
• Manuell — die Anfrage kommt «ausstehend» an, Sie bestätigen oder lehnen sie ab. Ideal, wenn eine Reservation Ihre Zustimmung erfordert.

Anfragen verwalten

Der Reiter Reservationen listet alle Anfragen mit einem Abzeichen für ausstehende Reservationen auf. Für jede können Sie bestätigen, ablehnen oder stornieren: Bei jeder Änderung wird der besuchenden Person automatisch eine E-Mail zur Information gesendet. Bei jeder neuen Anfrage erhalten auch Sie eine Benachrichtigung an die Kontaktadresse des Vereins.

Die Reservationsseite veröffentlichen

Der dritte Reiter, Seite & Aktivierung, erlaubt es, einen Einleitungstext zu verfassen und die öffentliche Seite zu aktivieren. Nach der Aktivierung erscheint in der Navigation der Website eine Schaltfläche «Reservieren», die direkt zum Reservationskalender führt.

Tipp — Beginnen Sie mit einem einzigen einfachen Typ (ein Platz, mit automatischer Bestätigung), um sich einzuarbeiten. Die Sonderfälle (Sonderzeiten, Ferienausnahmen) fügen Sie hinzu, sobald das Prinzip sitzt.